GoBD wichtige Änderungen und Informationen zur Belegarchivierung

(Last Updated On: 28. August 2017)

Wenn Sie sich als Unternehmer die Frage stellen, wo Sie bei der Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse beginnen wollen, ist der Kandidat schnell gefunden. Unternehmen automatisieren häufig den Prozess der Buchhaltung als Erstes. Dies hat zu aller erst natürlich praktische Gründe. Moderne Finanzsoftware erleichtert beispielsweise das Finden von Abschreibungssätzen oder das Zuordnen eines Warenkaufs zum richtigen Aufwandskonto. Zusätzlich sind automatisierte Prozesse aber auch weniger anfällig gegen die Natur des Menschen, Fehler zu begehen. Und digitalisierte Belege lassen sich ohne lästige Absteige im Archivraum blitzschnell einsehen.

Die GoBD als zentrale Vorschrift zur Aufbewahrung von Belegen

Doch es gibt bei der Ablage digitalisierter Belege einiges zu beachten. Für Belege im Veranlagungszeitraum ab dem 31.12.2014 müssen Sie sich hierzu an die GoBD halten. GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff„. Diese wurden durch ein BMF-Schreiben vom 14.11.2014 veröffentlicht und bauen auf die GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme) sowie die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitalter Unterlagen) auf.

Eine kurze Übersicht zu den einzelnen Grundsätzen stellt die Zusammenhänge klar

  • Die GoBS wurde im Jahr 1995 durch BMF-Schreiben definiert und bildet zusammen mit em HGB die rechtliche Grundalge für die Verfahrensdokumentation. sie Desweiteren regelt sie die Aufbewahrungspflciht für digitale Unterlagen sowie die Verfügbarkeit der Daten im Aufbewahrungszeitraum.
  • Die GDPdU ist seit 2002 in Kraft und regelt den Datenzugriff auf digitale Unterlagen, insbesondere im Hinblick auf die Betriebsprüfung durch das Finanzamt. Sie regelt Art und Umfang des Zugriffs, die Mitwirkungspflicht des Steuerpflcihtigen sowie Regelungen zur Aufbewahrung und Archivierung der Daten.
  • Die GoBD gelten für alle Veranlagungszeiträume ab dem 31.12.2014 und konkretisieren die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen der Finanzverwaltung an den Einsatz von IT bei der Durchführung.  Für diesen Veranlagungszeitraum ersetzen die GoBd die GoBS sowie die GDPdU vollständig.

Wesentliche Änderungen durch die GoBD

Mit Einführung der GoBD wurden im Vergleich zu GoBS und GDPdU einige wesentliche Änderungen eingeführt.

GrundsatzAuswirkungen
Zeitgerechte Erfassung und Ordnung von GrundbuchaufzeichnungenIn diesem Kapitel werden Zeiträume ausgesprochen, innerhalb derer beispielsweise

  • unbare Geschäftsvorfälle binnen 10 Tage. ¹ 3.23 Punkt 47
  •  sowie Kontokorrentbeziehungen binnen 8 Tage ² 3.2.3 Punkt 49

zu erfassen sind. Die Funktion der Grundbuchaufzeichnungen sowie die Erfassung erfüllt man hierbei auch durch eine geordnete und übersichtliche Belegablage.

Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen
  • Aufzeichnungen mit Belegcharakter oder in Grundbüchern gelten mit dem Zeitpunkt der erstmaligen Erfassung als unveränderbar. 3.2.5
  • Dies gilt auch für Vor- und Nebensysteme, also beispielsweise für Warenwirtschats und Materialwirtschafts-Systeme. 9.2 Punkt 132
  • die buchungstechnische Erfassung im IT-System sowie die Festschreibung (Unveränderbarkeit) der erfassten Daten unterliegt mit Einführung der GoBD erstmals konkreten Fristen. Diese Firsten orientierten sich am Termin der Umsatzsteuer-Voranemldung (UStVA).
  • Typische Office-Formate bzw. die Aufbewahrung über ein Dateisystem erfüllen ohne zusätzliche Maßnahmen nicht die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen 5.3 Punkt 109 sowie 8. Punkt 112
  • Stammdaten mit Einfluss auf Buchungen müssen durch Verfahren wie Historisierung und Protokollierung ebenfalls nachvollziehbar sein.
Aufbewahrungspflicht von elektronischen Belegen sowie Stammdaten
  • Im Unternehmen enstandene oder in digitaler Form eingegangene Daten und elektronische Dokumente, welche als aufbewahrungspflichtig einzustufen sind, müssen unverändert aufbewahrt werden und dürfen nicht vor Ablauf der Aufbewahrungspflicht gelöscht werden.
  • Diese Daten, Datensätze und elektronischen Dokumente müssen für den maschinellen Datenzugriff durch die Faannzverwaltung verfügbar gehalten werden. Dies gilt auch für alle Einzelaufzeichnungen und der steuerrelevanten Stammdaten aus den Vor- und Nebensystemen.

Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR): Ebenfalls von der GoBD betroffen

Wie Sie sehen, verschärft die GoBD die Anforderungen zur Ablage von Daten, Datensätzen und Dokumenten mit Belegcharakter in bemerkenswertem Ausmaß. Die GoBD betrifft hierbei auch Steuerpflichtige, die nicht buchführungspflichtig sind, also auch einen Einnahmeüberschussrechner mit Aufzeichnungspflichten. Selbst wenn Sie also nicht das System der doppelten Buchführung nutzen, verpflichtet Sie die GoBD zur entsprechenden Einhaltung der jeweiligen Richtlinien. Auch für Sie die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen für die IT-gestützte Buchführung uneingeschränkt.

Weiterführende Links

 

 

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