Outlook: Aufgaben- und Kalender-Management

(Last Updated On: 6. März 2015)

Kalendermanagement

Kalender von Kollegen einsehen

Wenn Sie den Kalender von kollegen enisehen wollen, den diese jedoch vorher für Sie freigegeben haben müssen, können Sie über das Ribbon-Menü in der Kalenderansicht unter Kalender verwalten / Kalender öffnen / Aus Adressbuch einen Kollegen auswählen, dessen Kalender Sie einsehen wollen. Standardmäßig wird eine relativ unüpbersichtliche Tagesansicht gezeigt. Über Ansicht / Monat können Sie auf eine übersichtliche Monatsübersicht schalten.

Wenn Sie die Termine eines Kollegen auf Ihren Kalender übertragen wollen, müssen Sie einfach nur beide Kalender in Tabs öffnen und auf den Pfeil klicken

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Wenn Sie einzelne Termine aus dem Kalender ihres kollegen übertragen wollen, können Sie diese einfach per Drag & drop in Ihren Kalender ziehen.

 

Eigenen Kalender pflegen

Eventuell haben Sei sich jetzt schon einmal einen Kalender von einem Kollegen angesehen udn daraus einige Sachen gelernt, beispeilsweise welche Farben Ihr Unternehmen für welche Termine einplant usw.

Jetzt sollten Sie beginnen, Ihren eigenen Unternehmenskalender zu pflegen. Wie oben bereits beschrieben, können Sie einige Termine ihrer Kollegen als Template rüberziehen.

Wenn Sie einen Termin eintragen, vergessen Sie nicht, diesen zu kategorisieren. Denken Sie sich entweder sinnvolle Kategorisierungen aus oder verwenden Sie Vorlagen aus den Kalendern ihrer Kollegen.

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In ihren geschäftlichen Kalender sollten Sie keine privaten Termine eintragen. Falls später Ihre Vorgesetzten in Ihrem Kalender stöbern, ob es für Sie in Ordnung ist, wenn sie an einem Wochenende Überstunden leisten, an Feiertagen arbeiten oder an Werktagen länger machen, dann sollten Sie sich private Termine mit einer extra kategorie (beispielsweise Farbe lila) und einer Bezeichnung wie beispielsweise „privater Blocktermin“ frei halten.

Ihren Kalender freigeben

als nächstes sollten Sie Ihren Kalender freigeben, damit Kollegen ihn einsehen können. Gehen Sie dazu n den Kalendertools auf den Button Freigeben

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Es öffnen sich die Egienschaten des Kalenders in der registerkarte Berehctiungen. Hier sind mitunter bereits Berechtigungen für Ihre Vorgesetzten eingetragen.

Wenn Sie den Kalender auch für Ihre kollegen aus der Abteilung teilen wollen, gehen Sie auf Hinzufügen und wählen Sie ide Active-Directory-Gruppe Ihrer Abteilung

Wählen Sie weiter unten die Berechtigungsstufe und die dazu freigegebenen Aktionen. die Berechtigungsstufe Prüfer ermächtigt die kollegen dazu, Ihre Termine einzusehen – und nicht mehr. Das ist eigentlich in 80% der fälle die richtige Einstellung.

geschäftlichen mit privaten Kalender synchronisieren

Wenn Sie Termine planen, werden Sie überwiegend Ihren privaten Kalender checken wollen und nicht den geschäftlichen K alender. Dumm nur, wenn sie sich privat, weil Sie einen Zeitpuntk als frei vermuten, einen Termin buchen, obwohl Sie zu dieser Zeit geschäftlich verhindert sind. Deswegen wäre es nützlich, den geschäftlichen Kalender mit ihrem privaten aklender zu synchronisieren, damit Sie mit einem Blick auf Ihren privaten Kalender auch außerhalb der geschäftszeiten einen Überblick haben, wann Sie freie Kapazitäten haben und wann nicht.

Sie sollten hingegen nicht im umgekehrten Sinne ihren privaten Kalender in ihren geschäftlichen Kalender importieren. ihre privaten Termine gehen ja beispielsweise nur Sie etwas an.

damit Sie den kalender in unseren privaten Kalender integrieren können, gehen sie auf den Button Veröffentlichen.

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Jetzt können Sei sich beispielsweise an ihre private E-Mail eine Mail schicken, in welcher Ihr Kalender als .ics-datei angehängt ist. Sie können alternativ auch den Kalender als .ics-Datei auf Ihren Unternehmensrechner speichern, indem Sei in der akelnderansicht auf Datei / Kalender speichern gehen und die .ics-Datei speichern.

diese .ics-Datei können Sei nun in Ihren privaten Kalender importieren – beispielsweise also in den Google Kalender. Dort importieren Sei die .ics unter Weitere Kalender / Kalender importieren.

Nun fällt ihnen vielleicht auf, dass es sich heirbei lediglich um einen Import-vorgang handelt. Das heißt: jedesmal, wenn Sie einen neuen Termin eintragen, müssen Sie den kalender erneut exportieren udn importieren. Grundsätzlich würde es sich dabei empfehlen, immer nur den neu hinzugekommenen Termin oder Terminzeitraum in outlook anzuwählen, bevor man auf Datei / Kalender speichern geht, da dann nur diese Termine in der .ics gespeichert und beim Importvorgnag neu importiert werden.

Wenn Sie eine permanente einseitige Synchronisation wollen, brauchen Sei einen WebDAV-Server, auf welchen Sie IHren geschäftlichen Kalender freigeben können, um diesen dann mit dem privaten Kalender zu synchronisieren. Dieses Thema werde ich später einmal aufgreifen und bei Zeiten in diesem Post einen Link dazu veröffentlichen.

 

Andreas Loibl ist SAP-Berater, Ethical Hacker und Online Marketing Manager und schreibt auf seinem Blog DaFRK Blog über verschiedene Themen in den Sektoren Projektmanagement, Informationstechnik, Persönlichkeitsentwicklung, Finanzen und Zeitmanagement.

DaFRK

Andreas Loibl ist SAP-Berater, Ethical Hacker und Online Marketing Manager und schreibt auf seinem Blog DaFRK Blog über verschiedene Themen in den Sektoren Projektmanagement, Informationstechnik, Persönlichkeitsentwicklung, Finanzen und Zeitmanagement.

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