SAP ERP: Die Anwenderseite erklärt

(Last Updated On: 1. Juni 2015)

In meinem Post SAP – Geschichte und Einführung, der bei vielen Lesern auf gute Zustimmung gestoßen ist, habe ich eine theoretische Einführung darüber geliefert, was für die Dienste SAP mit seinen Produkten anbietet und weshalb sie auf dem Markt sind.

Sowohl für Berater und Administratoren, als auch für Anwender selbst ist es interessant, die Anwenderseite eines SAP ERP-Systems kennenzulernen. Schließlich will man ja auch als Administrator wissen, welche Dienste man seinen Anwendern letztendlich anbietet.

Desweiteren ist dieser Beitrag auch für Administratoren interessant, die das erste mal mit der grafischen Benutzeroberfläche SAP EasyAccess unter SAP Logon arbeiten und daher eine kleine Starthilfe haben wollen.

In diesem Post möchte ich eine kleine Einführung darüber bieten.

SAP Logon – das Frontend

In dem oben verlinkten post haben wir von einer Drei-Stufen-ARchitektur gesprochen. Das heißt, die Darstellungsschicht bei SAP ERP ist von der Anwendungs- und Datenhaltungsschicht getrennt. Die Datenhaltungsschicht wird durch einen Client, der auf den Rechnern der Anwender läuft, sichergestellt. Mit diesem Client ist es also möglich, sich auf einem SAP-System einzuloggen und dessen Benutzeroberfläche grafisch darzustellen.

Dieser Client nennt sich SAP Logon. Man findet ihn im SWDC unter Installations and Upgrades / Browse our Download catalogue / SAP frontend Components / SAP GUI for XXX

Zum Downloaden von SAP Logon im SWDC braucht man einen S-User. Nur dann bekommt man Zugriff auf das Download-Portal. Nach der installation von SAP Logon kann man das Tool starten und sich auf einem SAP ERP Server, dessen Credentials man kennt, anmelden.

SAP Logon wird oft mit SAPGui verwechselt. SAPGui ist eigentlich nur eine Komponente, welche die Prozesse in SAP-Produkten grafisch darstellt. SAPGUI ist also häufig als Komponente in einem Paket von SAP-Produkten enthalten. SAP Logon ist das Tool, welches die komponente SAPGUI aufruft und dadurch die grafische Darstellung letztendlich einleitet. Man kann sAP GUI aber beispielsweise auch ohne SAP Logon starten. Das passiert beispielsweise, wenn man ein SAP-Produkt grafisch installiert, dann wird vom Setup-Programm SAPINST die Komponente SAPGUI aufgerufen.

Aufgrund der umgangssprachlichen Verwendung von SAP Logon findet man nun aber selbst auf SAP’s Service Market Place Informationen und downloads zu SAP Logon, wenn man  nach SAP GUI sucht. Diese komponenten muss man in der Regel bei der Installation von SAP Logon auf seinem System auswählen, wenn man sie braucht. Natürlich kann man sie aber auch nachträglich nachinstallieren.

Mit SAP GUI kann man sich von Haus aus nicht auf jedem SAP-Produkt einloggen. Für einige SAP-Produkte sind Zusatzkomponenten notwendig, die zusätzlich zu SAP GUI dazu installiert werden müssen. Das ist der Fall bei

  • BW (Business information WArehouse / Business Intelligence
  • SCM (Supply Chain Management)
  • APO (advanced Planner & Optimizer)
  • SEM (strategic Enterprise Management) und
  • KW (Knowledge Warehouse).

In Unternehmen installiert sich der Anwender eines SAP-Systems in der Regel sein SAP Logon nicht selbst. Das erledigt im Vorfeld meist der Administrator der Client-Systeme.

Wenn der Anwender dann SAP Logon startet, erhält er folgende Übersicht.

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Rechts findet man eine Übersicht bereits vorkonfigurierter Systeme, die ggf. der Administrator der Clientsysteme bereits im Vorfeld dort platziert hat. Der User kann jedoch auch selbst neue Systeme, deren Anmeldedaten er kennt, über einen Klick auf das Neu-Icon (Papiersymbol) hinzufügen. Das sieht dann so aus

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Systeme, Instanzen, Mandanten und Buchungskreise

Bei Anwendungsserver wird sozusagen die Adressse des Servers eingetragen, hierbei kann auch einfach nur der Hostname (etwa id2.meine-firma.de) eingetragen werden, oder aber eine IP-Adresse. Anders als bei anderen Clientlösungen üblich, wird hier aber auf keinen Fall durch einen Doppelpunkt im Anschluss ein Port mit angegeben. Warum, erfahren wir gleich

Die instanznummer bezeichnet die SAP-instanz, auf welcher man scih einloggen will. Instanzen werden bei der installation eines SAP-Produkts festgelegt. ein SAP-Server, auf welchem ein SAP-Produkt läuft, kann für dieses Produkt eine oder mehrere Instanzen haben. Für jede instanz werden extra Start-/stoppskripte, Konfigurationsdateien, Betriebssystemuser und SAP-User erstellt. Man kann also mit nur einem einzigen installierten SAP-Produkt beispielsweise zwei isntanzena fu zwei verschiedenen Serversystemen installieren. Die beiden instanzen werden dann für jeweils unterschiedliche betriebliche Aufgabengebiete verwendet, was die perforamnce verbessert. wenn beispielsweise eine Applikationsserver-Instanz für die Materialverwaltung und eine für das Kunden- und Auftragswesen vorgesehen ist, können die Applikationsserver-Caches effizienter befüllt werden, was die Performance des Gesamtsystems verbessert.

Viele kennen das Prinzip aus anderen SErverdiensten, wenn man von einem Server mehrere instanze startet  – jede instanz bekommt dann einen anderen Port, das bedeutet die Benutzer können sich auf die selbe IP-Adresse mit verschiedenen Ports auf verschiedene SErverinstanzen verbinden. Eine SAP-instanz ist also eine alternative zur Angabe eines anderen Ports.

Danach muss man eine System-ID angeben. Jedes SAP-System, welches ja aus mehreren Instanzen bestehen kann, wie wir gerade gelernt haben, hat eine solche Sytem-ID. Diese System-ID ist dabei für alle instanzen gleich. Es kann aber wiederum auf einem einzigen Serverhost mehrere SAP-Systeme und damit auch mehrere System-IDs haben. Somit ist es beispielsweise möglich, dass die Datenbank für ein sAP-Produkt eine andere SystemID bekommt als das SAP-Produkt, welches sich dieser Datenbank bedient. Sowohl das SAP-Produkt, als auch die Datnebank, können dann selber wiederum mehrere Instanzen haben.

Damit ihr versteht, was in das Feld SAPRouter-String gehört, wann da überhaupt etwas reingehört und wozu man das braucht, schaut ihr euch am besten meinen SAPROUTER-Post an.

Wenn ihr euch dann auf die instanz eines SAP-Systems verbunden habt, bekommt ihr eine Loginmaske, die so aussieht.

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Jede SAP-Instanz kann jetzt wiedeurzm mehrere Mandanten haben. Mandanten sind eine Art geschlossene Benutzerumgebung, das heißt: ein Mandant gibt einer Gruppe von Benutzern eine Reihe von Tabellen und Eingabemasken, mit denen Sie grafisch am SAP-System arbeiten können. Mit einem Mandant kann man nicht auf die Tabellen und Scihten eines anderen Mandanten zugreifen und dort Änderungen bewirken – außer bei mandantenübergreifenden Tabellen, auf die in der Regel nur ADministratoren zugriff haben. in der Regel existiert jedoch immer nur eine einzige Firma, die ein SAP-System verwendet, und deshalb in der Regel auch nur ein Mandant.

Wenn in einem solchen mandanten ein Großkonzern mit mehreren Tochtergesellschaften auftritt, dann werden die einzelnen Geseellschaften in einem Mandanten durhc einen sogenannten Buchungskreis voneinander abgegrenzt.

Ein mandant in modellierungstechnischer Hinsicht ist eine juristisch und organisatorisch eigenständige Einheit. Die Daten eines Mandanten sind gegen die anderen mandanten in der selben SAP-instanz geschützt. Gängig ist es beispielsweise, dass ein Mandant einem konzern entspricht. So kann beispielsweise ein Großkonzern sich selbst und auch seine Tochtergesellschaften in einem einzigen  mandanten abbilden – oder ein SAP-System kann mehrere wirtschaftlich unabhängige kleinunternehmen über Mandanten zur Verfügung gestellt werden.

So ist es beispielsweise möglihc, dass es in einer SAP-instanz einen Mandnaten gibt, in welchem sich die Nutzer einer Tochterfirma einloggen, und dort nur Tabellen und Sichten aus den für sie interessanten modulen bekommen, um damit beispielesweise im modul FI/CO Rechnungswesen machen zu können. In einem anderen Mandanten würden sich dann die Mitarbeiter der Mutterfirma auf dem Modul SAP MM einloggen und dort ihrer Arbeit nachgehen. So kann man Nutzer immer von vornherein schon ganz logisch voneinander trennen.

Welche Mandnaten zur Verfügung stellen und was in den einzelnen Mandanten den Usern zur Verfügung steht, legt in der Regel der Administrator im Rahmen des sogenannten Customizings fest.

Customizing

Im Rahmen des Customizings wird das vorinstallierte SAP-System in seinen einzelnen instanzen und Mandnaten auf die Bedürfnisse des Kunden zugeschnitten. Dazu gehört beispielsweise einzustellen, welche Mandanten für welche User verfügbar sein sollen und auf welchen Mandanten welche Module, Tabellen, Sichten und funktionen von den Usern aufgerufen werden können sollen.

Damit der Administrator einen Mandanten nicht von Grund auf neu einrichten muss, liefert SAP bei Installation eines Produkts immer einen Referenzmandanten aus, den Mandnaten 000. In diesem Mandanten darf man nicht praktisch arbeiten, er dient einzig und allein dazu, kopiert und im Anschluss an den Kopiervorgang gecustomized zu werden.

Eine Kopie des Referenzmandanten wird immer gleich mit vorinstalliert, der Mandant 001, der kann also gleich ohne Kopie des 000ers sofort bearbeitet und angepasst werden. Alle weiteren kann man sich vom 000er wieder kopieren und danach loslegen.

SAP EasyAccess

Hat sich der Benutzer letztendlich dann erfolgreich in seinem SAP-Mandnaten eingeloggt, bekommt er die oberfläche SAP Easy Access angezeigt. Das ist sozusagen das grafische User Interface, mit dem er über SAPGUI mit der Anwendungsschicht des SAP-Systems interagieren kann. Hier kann er Tabellenund Sichten abrufen, Abfragen und Eingaben tätigen usw.

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SAP Easy Access ermöglicht die Navigation per Menü. So wäre es beispielsweise möglich, wenn auf dem Mandanten das Modul SAP SD (Sales Distribution) verfügbar ist, über den Menüpunkt Sales and Distribution / sales / Order / VA01 – Create eine Bestellung aufzugeben.

Anstelle der Navigation über einen Menüpunkt kann man auch sogenannte Transaktionscodes verwenden. Oben ist für solche Transaktionscodes extra ein Eingabefeld vorgesehen. Dort hätten wir also den Transaktionscoe VA01 eingeben können, um den selben Effekt zu erreichen.

Jeder SAP-Menüpunkt ist eine Transaktion, also eine vordefinierte Abfolge von Aktionen, die durch ein zugehöriges Dynamisches Programm (DynPro) abgearbeitet werden. Die meisten SAP-programme sind dabei in der eigens entwickelten Sprache ABAP (Advanced Business and Application programming) formuliert. interessanterweise werden Programme in der SAP-Welt nicht als Programme, sondern als Reports bezeichnet. die namensgebung erschließt sich aus der vergangenheit der Sprache ABAP, die früher zur Erzeugung von Berichten (reports) für das Management gedacht war. Bis heute hat sich daher für ABAP-programme der Terminus Report eingebrannt.

dabei gibt es Transkationen, die in der Regel nur die Administration des Mandanten betreffen. Für diese Transaktionen haben in der Regel nur die Administratoren entsprechende Rollen und Rechte,damit normale Nutzer hier nichts verstellen können. Und dann gibt es eben auch noch Transkationen, die für die fachlichen Anforderungen im SAP-Modul gebraucht werden, wie eben die VA01 zum erstellen einer Bestellung.

Ein Administrator kann mit diesen fachbezogenen Transaktionen in der Regel nichts anfangen. Keine Sorge: die Anwender meistens auch nicht :D. Damit Anwender ihre fachlichen Tätigkeiten in einem SAP-System nachgehen können, müssen diese meist Schulungen durchlaufen, damit Sie sich mit dem komplexen geschäftsprozessorientierten Ablauf von SAP-Transaktionen vertraut sind und sich zurechtfinden. Deswegen bietet SAP beispielswiese auch Anwenderschulungen und Anwenderzertifizierungen an, mit denen SAP-Modulanwender nachweisen können, dass Sie die Transkationen in einem SAP-modul beherrschen. Detailwissen in den fachlichen Transkationen sind von einem Administrator normalerweise nicht gefordert, schaden jedoch nicht. Ein ABAP-Entwickler hingegen arbeitet beim Schreiben von Anwendungen meist sehr eng mit den Anwendern eines Systems zusammen und braucht hier meist schon einen etwas besseren Einblick in die Abläufe der Anwenderinteraktion mit dem SAP-System.

Für einen versierten Windows-Anwender ist oftmals der Wunsch da, mit „zwei SAP Logon-Fenstern“ zu arbeiten. in der regel öffnet SAP Logon aber kein zweites Fenster für eine Transaktion.

Der umständliche Weg für das gleichzeitige Arbeiten mit zwei Sessions wäre, sich ein zweites mal über SAP Logon einzuloggen. Ansonsten kann man jederzeit im SAP Easy Access unter Menu / Create Session eine weitere Session eröffnen und somit in mehreren Transaktionen gleichzeitig arbeiten. Natürlich gibt es auch wieder eine Transaktion, mit der man eine neue Session erstellen kann. Dazu gibt man in das Eingabefeld einfach nur /o ein – diese Transaktion startet dann ein neues Fenster mit einer neuen SAP Logon-Session.

Standardparameter

SAP-Anwender arbeiten mit bestimmten Transaktionen in ihrem täglichen Brot- und Buttergeschäft immer wieder. Jemand in der Verkaufsabteilung beispielsweise wird wahrscheinlich täglihc mit der Transaktion VA01 zu tun haben. Oftmals ist es so, dass er in bestimmte Eingabefelder immer die selben Werte eintragen muss, oder zumindest ist es oft so, dass bestimmte Werte immer wiederkehren.

Deswegen kann er für bestimmte Parameter in den Eingabetabellen von SAP Easy Access Standardwerte vorgeben, die standardmäßig immer in diesem Feld drin stehen. Das geht über die Transkation SU3. Dort kann der User sein eigenes User Profil editieren. Im Reiter Parameters kann er die ParameterID eines Parameters und dort dann den Standardwert eintragen.

Die SAP-Organisationselemente

SAP benutzt verschiedene Organisationselemente, um in seinen Produkten festzulegen, welche SAP-instanz für welchen Bereich eines Unternehmens zuständig ist. Mit den SAP Organisationselementen ist es möglich, auf einer einzigen SAP-Instanz unterschiedliche Organisationseinheiten eines Unternehmens mit SAP-Diensten zu versorgen. Desweiteren werden beispielswiese auch Kundendaten mit solchen Organisationselementen hinterlegt, etwa ein bestimmtes unternehmen mit seinen einzelnen Filialen und Standorten.

Die oberste Organisationseinheit ist der Client / Kunde. Bei einem Client handelt es sich um eine juristisch und organisatorisch eigentsändige Einheit. Das kann also beispielsweise eine Tochterfirma sein, oder wenn wir ein SAP-Beratungshaus sind und unseren Kunden ein betreutes ERP-System anbieten, können wir hier die verschiedenen Kunden unseres beratungshauses anbieten, da die informationen der kunden gegenseitig voreinander geschützt sind. Wenn wir ein produzuierebndes Gewerbe sind, können wir unsere Kunden dort hinterlegen. Ein mandant repräsentiert also ein gesamtes Enterprise, dessen hauptquartiere oder seine Main Holding Company.

die nächste Organisationseinheit ist die sogenannte Controlling Area. Hier werden bestimmte Bestandteile des Unternehmens grob geografisch getrennt, also beispielsweise in die Kontinente Europa und Nordamerika.

Danach folgt der sogenannte Company Code. Ein Company Code repräsentiert eine rechtlich unabhängige Einrichitung innerhalb des Enterprise, welches wir mit unserem mandnaten abbilden wollen, also beispielsweise die Niederlassung der firma in Deutschland, die etwa als deutsche AG angemeldet ist, und ein anderer company Code könnte eine britische Limited für dieses Enterprise abbilden. Abhängig vom Company Code werden auch beispielsweise Voreinstellungen für das zutreffende Steuerrecht, den fiskalen Kalender für das Rechnungswesen usw. eingestellt, die Voraussetzungen für die Abgabe von Steuererklärungen und die Währung getroffen. Mehrere Company Codes werden in einer Controlling Area zusammengefasst.

Danach kommen die sogenannten Organizational Units. Sie werden vor allem im SAP-Modul HR (Human Resources) gebraucht. Diese bilden die einzelnen Abteilungen innerhalb eines Company Codes ab. Es gibt also beispielsweise eine Organizational Unit „HR“ (Human Resources) für den Company Code der deutschen AG, aber auch eine Organizational Unit „HR“ für die britische Limited unseres Enterprises. Ebenso gibt es jeweils Einheiten für die Abteilungen Rechnungswesen, Materialmanagement usw.

Darunter liegen die sogenannten Positionen. Diese bilden die Stellen ab, die innerhalb dieser Abteilungen von Mitarbeitern bekleidet werden. Mitarbeiter wiederum werden mit dem Organisationsleemnet Person/User wiedergegeben.

Dann kommen die Sales Organizations, die wieder direkt unterhalb eines Company Codes angesiedelt sind. Diese werden vor allem für das SAP-Modul SD (Sales Distribution) gebraucht. Abhängig von den eingestellten Sales Organizations werden beispielsweise Voreinstellungen für die Allgemeinen Geschäftsbedingungen für die Kunden eines Company Codes getroffen. Hier werden meist Verkaufsstellen eines Company Codes eingetragen.

Unterhalb der Sales organizations gibt es die sogenannten Divisions.

Daneben gibt es die Plants. Plants können Produkte herstellen, verteilen oder eine Dienstleistung bereitstellen. Diese Organisationseinheit wird vor allem im SAP Modul PP (Production Planning) genutzt.

Unterhalb der Plants gibt es sogenannte Storage Locations, welche die Lager abbilden sollen, welche die plants mit Material versorgen können. Diese Einheiten werden vor allem im SAP-modul MM (Materialmanagement) genutzt.

Master Data

Die oben genannten Organisationselemente werden dazu genutzt, um Datensätze zu erzeugen, die das Unternehmen selbst, welches das SAP produkt nutzt, oder dessen Kunden, Mitarbeiter o. Ä. abzubilden.

So besteht beispielsweise ein Personal Master Record aus den Organisationseinheiten Organizational Unit, Position und Person/User. Ein Datensatz für einen mitarbeiter besteht also aus dessen Abteilung, seiner Position und seiner Person / seinem User.

Master Daten sind Daten, die in mehreren Tabellen, Ansichten und Transaktionen eines SAP-Systems wiederverwertet werden können. So können beispielsweise bei mehreren Bestellungseingängen vom gleichen Kunden immer wieder der Master Record von eben diesem Kunden angezeigt werden.

Um also beispielsweise eine Liste aller Kunden anzuzeigen, geht man im SAP EasyAccess-Menü unter Logistics / Sales and Distribution / Master Data / Business Partner rein.

Master Data gibt es nicht nur für Kunden, sondern beispielswiese auch für Materialien. Dazu gehen wir unter Logistics / Materials Management / Material Master / Material.

Master Data heißt Master Data, weil es Daten sind, die nicht nur transkationsübergreifend, sondern auch produktübergreifend verfügbar sind. Die Daten über einen Kundne liegen also beispielsweise im SD-Modul des ERP-Systems vor, im SCM (supply Chain Management) System und können auch im CRM-System (Customer Relationship Management) System vorliegen. Die Anwender des systems haben also transaktions- und produktübergreifend Zugriff auf diese Daten.

Transaktionen

SAP-Produkte sind geschäftsprozessorientierte IT-dienstleistungen: das bedeutet: SAP hilft dabei, Geschäftsprozesse, die in einem Unternehmen vorkommen, etwa der eingang einer Bestellung oder der jährliche Jahresbaschluss im Rechnungswesen, besser zu lösen.

SAP bildet geschäftsprozesse in seinen Produkten digital mittels von Transaktionen statt. Für jeden Geschäftsprozess – etwa den Eingang einre Bestellung – gibt es eine Transaktion. Dabei gibt es allerdings nicht nur Transaktionen für das Abwickeln von Geschäftsprozessen, sondern auch für Administrative Zwecke.

Wann immer möglich, werden bei einer Transaktion existierende Master Records geladen, damit diese nicht erneut eingegeben werden müssen. Liegen also etwa mehrere Bestellungen von ein und dem selben Kunden vor und ist der Kunde neu, müssen dessen Daten nur einmal vom mitarbeiter der Verkaufsabteilung (SD) eingetragen werden.

Andreas Loibl ist SAP-Berater, Ethical Hacker und Online Marketing Manager und schreibt auf seinem Blog DaFRK Blog über verschiedene Themen in den Sektoren Projektmanagement, Informationstechnik, Persönlichkeitsentwicklung, Finanzen und Zeitmanagement.

DaFRK

Andreas Loibl ist SAP-Berater, Ethical Hacker und Online Marketing Manager und schreibt auf seinem Blog DaFRK Blog über verschiedene Themen in den Sektoren Projektmanagement, Informationstechnik, Persönlichkeitsentwicklung, Finanzen und Zeitmanagement.

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1 Antwort

  1. 10. März 2015

    […] zur Verfügung steht. Eine genauere erklärung von Master Data habe ich in meinem Blog-Post SAP ERP: Die Anwenderseite erklärt […]

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