Reden wir über SAP Archivierung

(Last Updated On: 25. November 2017)

Es trifft SAP-Kunden häufig wie ein Blitz: Plötzlich, von einem Tag auf den anderen, geht die System-Performance in den Keller. Die Suche nach Verkaufs- und Materialbelegen nimmt eine ungeheure Zeit in Anspruch. Oder Sie müssen im Zuge der Vorbereitung eines System-Upgrades oder einer S/4HANA System Conversion eine Unicode Conversion in Ihrem System durchführen. Diese braucht allerdings mehrere Tage.

Grund hierfür ist häufig – unter Anderem (aber nicht ausschließlich) – eine ungeheuer große Datenmenge an Application Documents in den Tabellen Ihrer System-Datenbank. Häufig ist jedoch ein Großteil der dort abgelegten nicht mehr interessant, weder aus transaktionaler, noch aus analytischer Sicht. Lediglich aus Gründen der Wirtschafts- und Steuerprüfung müsste man die Daten noch aufbewahren, und vielleicht kommen noch nostalgische Gründe dazu, das war’s dann aber auch. Doch auch für IoT-Projekte ist Archivierung ein wichtiges Thema.

Die Reduzierung der Datenmenge in Ihrer System-Datenbank durch Archivierung ist eine gute Methode, um die System-Performance teurer SQL-Statements wieder zu verbessern und die Business Downtime während einer Systemkopie, Database Migration Option oder Unicode Converson zu verringern. Doch wie stellen Sie dies an? Dieser Beitrag gibt einen Überblick über die Schritte zur perfekten Archivierungsstrategie.

Der erste Schritt zum Datenhaushalt – Datenvermeidung

Unter dem Begriff Housekeeping fasst man Schritte zur Datenvermeidung und Datenreduzierung im SAP-System zusammen. In Ihrem System häufen sich Daten an, die für gewöhnlich schon nach kurzer Zeit an Relevanz verlieren, beispielsweise die Logs, Druck-Parameter und Verwaltungsinformationen zu gelaufenden und abgebrochenen Jobs, um nur ein Beispiel zu nennen. Sofern Sie die Fehlerquelle abgebrochener Jobs beispielsweise im Rahmen eines monatlichen System-Audits bereits analysiert haben, gibt es keinen Grund mehr, diese Daten im System zu behalten.

In der Regel ist man daher bemüht, solche Daten, die aus Sicht der Wirtschaftsprüfung nicht mehr relevant sind, aus dem System schon kurz nach Verlust ihrer technischen Relevanz aus dem System zu entfernen. Solcher Datenmüll häuft sich nicht nur auf Ebene der Basis, sondern auch beispielsweise im CRM-Umfeld an.

Doch nicht nur die Löschung nicht archivierungswürdiger Daten kurz nach Verlust ihrer Relevanz zählt zum Housekeeping, sondern auch die Vermeidung der Ansammlung unnötiger Daten.

Die klassische SAP-Archivierung im Überblick

Wenn wir von „SAP Archivierung reden“, müssen wir zunächst über die verschiedenen Themenbereiche in der Archivierung reden. Wir unterscheiden zwischen

  • Der klassischen SAP-Datenarchivierung. Im SAP-System werden verschiedene sogenannte Anwendungsbelege (Application Documents) erstellt. Ein Application Document ist beispielsweise ein Materialbeleg, ein Eingangs- oder Ausgangsrechnung oder eine Auftragsstückliste. Ein Application Document besteht im klassischen SAP-System aus zwei Datensätzen, die in zwei verschiedenen Tabellen hinterlegt sind. So gibt es etwa für den Materialbeleg die beiden Tabellen MKPF und MSEG. Während die erste Tabelle die Kopfdaten des Dokumentes enthält, enthält die zweite Tabelle den sogenannten eigentlichen Body. Wenn Sie also über das Archivierungsobjekt MM_MATBEL diese Application Documents archivieren wollen, müssen sie die korrespondieren Datensätze aus beiden Tabellen archivieren.
  • DART-Extrakte. DART-Extrakte sind Extrakte von Daten aus ihrem SAP-System, die speziell für Wirtschafts- und Steuerprüfungen aufbereitet sind. DART-Extrakte werden im Rahmen einer Wirtschaftsprüfung vom Auditor explizit angefordert. Da sie DART-Extrakte jedoch nur für Daten erstellen können, die noch in den Tabellen der SAP-Datenbank liegen, sollten sie DART-Exporte immer erstellen, bevor sie die entsprechenden Application Documents aus den SAP-Tabellen weg archivieren. Ansonsten sind sie nämlich auf Drittanbieter-Softwarelösungen angewiesen. Denn nur diese bieten die Möglichkeit, DART-Extrakte nicht nur aus der Datenbank, sondern auch nachträglich aus den Archivdateien zu erzeugen. Die DART-Extrakte selbst wiederum sind zunächst im SAP-System in der Datenbank hinterlegt. damit sie hier nicht unnötig Platz verschwenden, sollten Sie die eigentlichen DART-Extrakte selbst auch noch einmal archivieren.
  • Drucklisten. Drucklisten werden von ABAP-Reports erzeugt, die auf dem SAP-System ausgeführt werden. Sie enthalten Informationen zum aktuellen Durchlauf des ABAP-Reports. Hinter einer Druckliste können sich also ausschließlich technische, jedoch auch steuerrechtlich relevante Informationen verbergen. Deswegen sind Drucklisten auch grundsätzlich für eine Wirtschaftsprüfung relevant, da sie wichtige Informationen zu geschäftsprozessrelevanten ABAP-Reports enthalten. Damit sie die Drucklisten nicht in ihrer SAP-datenbank hinterlegen müssen, wo sie wiederum wertvollen Speicherplatz belegen, sollten sie Drucklisten von vornherein in ein externes Archivierungssystem auslagern.
  • Business Dokumente. Diese Dokumente würden im klassischen Sinne in Papierform vorliegen und sind beispielsweise Dokumente, die sie direkt an Kunden rausschicken oder von Lieferanten und Behörden in Papierform erhalten. Im heutigen Zeitalter der Digitalisierung werden diese Dokumente jedoch immer mehr digital, bevorzugt im PDF-Format, abgelegt. Das SAP-System verweist häufig auf die entsprechenden digitalisierten Dokumente an geeigneter Stelle. Damit diese Papierdokumente, die beispielsweise über ein externes Scan-System oder per E-Mail herein kommen können, nicht direkt binär in der Datenbank des SAP-Systems abgelegt sind, sollten auch diese in einem externen Archivsystem hinterlegt werden.
Application Documents Archiving

Anwendungsbelege in SAP sehen zwar physikalisch nicht so aus. Trotzdem muss man aufräumen.

Andreas Loibl ist SAP-Berater, Ethical Hacker und Online Marketing Manager und schreibt auf seinem Blog DaFRK Blog über verschiedene Themen in den Sektoren Projektmanagement, Informationstechnik, Persönlichkeitsentwicklung, Finanzen und Zeitmanagement.

DaFRK

Andreas Loibl ist SAP-Berater, Ethical Hacker und Online Marketing Manager und schreibt auf seinem Blog DaFRK Blog über verschiedene Themen in den Sektoren Projektmanagement, Informationstechnik, Persönlichkeitsentwicklung, Finanzen und Zeitmanagement.

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