Handliche Unterschrift digitalisieren und damit unterschreiben

(Last Updated On: 22. Dezember 2015)

Gerade, wenn Sie viel mit Behörden kommunizieren, werden Sie viele Dokumente noch mit der Handschrift unterschreiben müssen. Das erscheint angesichts der aktuellen Bemühungen um digitale Ausweis- und Authentifzierungsverfahren zwar noch wie in der Steinzeit, aber so ist es im Endeffekt nun mal. Moderne Technologien, die es diesbezüglich im Auge zu behalten gilt, sind der digitale Personalausweis, der E-Postbrief bzw. DeMail, Briefverkehr über Fax und E-Mail mittels EDI sowie grundlegende Gedanken zum Thema digitalisierte Unterschrift, wie man sie z. B. beim Datenschutzbeauftragten in Hessen nachlesen kann.

Statt jedoch solche elektornische Verfahren zu beleuchten, zeige ich Ihnen zunächst einfach nur, wie Sie ihre handliche Unterschrift digitalisieren und dann auf ein Dokument bringen, welches mit solch einer Handschrift unterschrieben werden soll.

die rechtliche Akzeptanz und meine Meinung über handliche Unterschriften

Meiner Meinung nach dürfen zwar solche Unterschriften eigentlich nicht akzeptiert werden, weil die Unterschrift ja theoretisch auch von einem Profi abfotografiert, digitalisiert und somit gefälscht werden könnte. Solange auch wirklich die mit der Unterschrift verbundene Person – also Sie selbst – agiert, wird damit auch kein Schaden angerichtet. Nach meinen Recherchen gibt mir hier der §126 BGB Recht. Demnach wird als Ersatz für eine handliche Unterschrift nur die „qualifizierte elektronische Signatur“ akzeptiert, was z. B. die Unterschriftsfunktion des neuen elektronischen Personalausweises sicherstellen kann, wenn man sich über ein Terminal mit diesem authentifziert. Doch lesen Sie weiter

Und – so konsequent muss ich dann aber auch sein – gehört meiner Meinung nach die handliche Unterschrift heutzutage wenn überhaupt nur noch unter eine Bewerbung oder sonstige unkritische Dokumente gesetzt. Leider wird die handliche Unterschrift aber heutzutage eben bei sehr kritischen Entscheidungen noch akzeptiert. Egal ob Sie mit der EC-Karte einkaufen und im Anschluss eine Unterschrift tätigen oder Ihr Testament aufsetzen: über die Gültigkeit des Dokuments entscheidet einzig und allein eine handliche Unterschrift. Zum Fälschen von eben solchen handlichen Unterschriften gibt es mittlerweile aber bereits Tutorials bei wikiHow, die jedes Kleinkind nachvollziehen kann. Auf Youtube gibt es immer mal wieder Videos von Künstlern, die ganze Gemälde originalgetreu nachzeichnen. Und da möchte man uns im Dokumentenverkehr eben immer noch weis machen dass es sicher sein soll, wenn man mit einem Tintenklecks unterschreibt? Wenn es nach mir gehen würde, würden alle Dokumente und Geschäftsvorgänge ab einer gewissen Kritikalität im 21. Jahrhundert nur noch über

  • notariell oder amtlich beglaubigte Unterschrift
  • Mehr-Wege-Authentifzierung (z. B. Nummer und Sicherheitscode auf Kreditkarte + PIN)
  • qualifizierte elektornische Unterschrift

abgeleistet werden. Denn eine handliche Unterschrift ohne Beglaubigung ist – meiner persönlichen Meinung nach – schon lange nicht mehr sicher, da kann man noch so viele Kringel und Schnörkel in seine Signatur einbauen, wie man möchte.

Warum eine digitalisierte Handunterschrift trotzdem Sinn macht

So, jetzt habe ich zwei dicke Statements darüber abgeleistet, warum zum einen handliche Unterschriften und zum anderen digitalisierte handliche Unterschriften nichts taugen. Warum erkläre ich Ihnen jetzt trotzdem in diesem Beitrag, wie Sie eine handliche Unterschrift digitalisieren und auf ein Dokument bringen?

Nun, weil meiner Recherche nach gem. §127 BGB eben auch andere Formen der Beurkundung gewählt werden können, wenn zur Beurkundung die elektronische Form ausreichend ist. Es steht allerdings den Vertragsparteien frei, nachträglich eine dem §126 BGB bzw. §126a BGB konforme Form der Beurkundung zu verlangen.

(1) Die Vorschriften des § 126, des § 126a oder des § 126b gelten im Zweifel auch für die durch Rechtsgeschäft bestimmte Form.
(2) Zur Wahrung der durch Rechtsgeschäft bestimmten schriftlichen Form genügt, soweit nicht ein anderer Wille anzunehmen ist, die telekommunikative Übermittlung und bei einem Vertrag der Briefwechsel. Wird eine solche Form gewählt, so kann nachträglich eine dem § 126 entsprechende Beurkundung verlangt werden.
(3) Zur Wahrung der durch Rechtsgeschäft bestimmten elektronischen Form genügt, soweit nicht ein anderer Wille anzunehmen ist, auch eine andere als die in § 126a bestimmte elektronische Signatur und bei einem Vertrag der Austausch von Angebots- und Annahmeerklärung, die jeweils mit einer elektronischen Signatur versehen sind. Wird eine solche Form gewählt, so kann nachträglich eine dem § 126a entsprechende elektronische Signierung oder, wenn diese einer der Parteien nicht möglich ist, eine dem § 126 entsprechende Beurkundung verlangt werden.
– §127 BGB Stand 22. Dezember 2015
Um sicherzugehen, sollten Sie sich also bei kritischen Geschäftsvorgangen bei einem Rechtsbeistand erkundigen.
Was heißt das jetzt für meinen Blogpost? Nun, zwischen Kaufleuten und Geschäftspartnern können Sie sehr wohl eine digitalisierte handliche Unterschrift wählen. Auf dem gleichen Prinzip fußt das kleine TAblet, dass Ihnen der Paketdienst unter die Nase hält, wenn er Ihnen ein Paket zustellt. Jedoch kann, wie bereits erwähnt, unter Umständen nachträglich eine besser geeignete Beurkundungsariante von einem der Vertragspartner verlangt werden. Deswegen eignet sich meiner Meinung nach die digitalisierte handliche Unterschrift für unkritische Vorgänge. Solche Vorgänge sind meiner Ansicht nach beispielsweise Unterschriften unter dem Bewerbungsschreiben, aber nicht die darauf folgende Unterschrift auf dem Arbeitsvertrag, um mal zwei gute Gegenpole darzustellen. Weitere Beispiele, bei denen diese Art von Unterschrift durchaus Sinn macht, sind meiner Meinung nach beispielsweise Reisekostenanträge beim Arbeitgeber, die ja nur intern abgewickelt werden. Doch Vorsicht: Der Arbeitgeber kann nachträglich, wie oben bereits erwähnt, eine andere Form der Beurkundung verlangen, wenn er Ihren Reisekostenantrag anzweifelt. Ein gewisses Vertrauen „unter Kaufmännern“ gehört also immer dazu.
Sofern Sie also immer noch ein Interesse daran haben, herauszufidnen, wie Sie Ihre handliche Unterschrift digitalisieren und damit unterschreiben können, dann nur zu: In diesem Post geht es einzig und allein darum. In einem späteren Beitrag werde ich mich explizit der „qualfiizierten elektronischen Unterschrift“ widmen, mit der Sie in jedem Fall auf der sicheren Seite sind.

Dokumente direkt digital unterschreiben

mit einem Smartphone oder Tablet können Sie Dokumente auch direkt unterschreiben. Mit der iOS-App Adobe Fill & Sign können Sie beispielsweise eine beliebige .pdf-Datei laden und diese im Anschluss dann handlich mit dem Finger oder einem Stylus unterschreiben. Das Dokument selbst können Sie dann beispielsweise per E-Mail oder Owncloud auf Ihr Smartphone und wieder zurück auf den PC übertragen, oder Sie fotografieren es mit der Kamera ab.

Unter Adnroid können Sie mit Signature App ein dokument abfotografieren und dann direkt mit dem Finger oder einem Stylus unterzeichnen.

 

 Unterschrift digitalisieren

Der erste Schritt, um mit einer digitalisierten handlichen Unterschrift zu signieren, ist es, seine handliche Unterschrift zu digitalisieren.

Am besten geht dies, wenn man digital mit einem Stift oder Stylus unterschreibt. Die einfachste Form, dies zu tun, sind Smartphone-Apps. Mit diesen Apps können Sie dann ganz einfach mit dem Finger oder einem Stylus Ihre Unterschrift digitalisieren. Unter Android gibt es hier beispielswiese die Signature App.

Wenn Sie jedoch ein Windows-Tablet haben, auf dem ein vollwertiges Windows 8 bzw. Windows 10 drauf ist (sie also einen Desktop haben und nicht nur Windows Store Apps nutzen können wie bspw. bei Windows RT), Ihre Unterschrift auch in Desktop-Bildbearbeitungsprogrammen zeichnen. Sie können beispielsweise die Bildbearbeitungssoftware GIMP öffnen und ein neues Dokument mit transparentem Hintergrund erstellen. Dort könenn Sie dann mit einem Stylus Ihre Unterschrift setzen und die Grafik als .png-Datei abspeichern. Grundsätzlich tun es auch passive Stylus-Stifte. Bessere Ergebnisse erzielen Sie, wenn der Bildschirm des Tablets einen Active Stylus unterstützt und Sie dementsprechend einen Active Stylus nutzen können.

In Microsoft Outlook können Sie Ihre E-Mails ebenfalls direkt mit einem Stylus unterschreiben. GEhen Sie dazu unterhalb des der Multifunktionsleiste Nachricht, Einfügen, Optionen, TExt formatieren auf den Button Freihandeingabe.

Aber auch ohne Smartphone-App oder Tablet können Sie ein Dokument, auf dem Sie schon einmal handlich unterschrieben haben, einscannen. Sie können aber, und das ist sogar noch besser, Ihre unterschrift mit einem dicken weißen Edding auf groß auf ein Blatt Papier schreiben und diese dann scannen. Als Auflösung empfehlen sich hier 600 dpi, zur Not tun es auch 300 dpi. Zur Not tut es auch die 8 Megapixel-Kamera vom iPhone, wenn grade kein Scanner da ist, sofenr Sie so nahe wie möglich ran gegangen sind. Speichern Sie das Dokument als .png-Grafikdatei.

Mit einem Bildbearbeitungsprogramm wie GIMP (kostenlos) können Sie jetzt das weiße entfernen, um nur noch die reine unterschrift im Bild zu haben. Öffnen Sie die .png-Datei und wählen Sie im GIMP-Menü Colors -> Threshold. Stellen Sie den Schwellenwert so ein, dass Sie ein monochromes Bild erhalten. Speichern Sie das Bild wieder als .png-Datei. Nun haben Sie Ihre Unterschrift digitalisiert.

Von nun an können Sie die Unterschrift direkt in Word-Dokumente, PDF-Dateien oder Excel-Kalkulationen einfügen. Ich hoffe, ich habe Ihnen für die Zukunft ein bisschen Ärger und Zeit gespart.

 

 

 

Andreas Loibl ist SAP-Berater, Ethical Hacker und Online Marketing Manager und schreibt auf seinem Blog DaFRK Blog über verschiedene Themen in den Sektoren Projektmanagement, Informationstechnik, Persönlichkeitsentwicklung, Finanzen und Zeitmanagement.

DaFRK

Andreas Loibl ist SAP-Berater, Ethical Hacker und Online Marketing Manager und schreibt auf seinem Blog DaFRK Blog über verschiedene Themen in den Sektoren Projektmanagement, Informationstechnik, Persönlichkeitsentwicklung, Finanzen und Zeitmanagement.

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