SAP New General Ledger, das Universal Journal und S/4HANA

(Last Updated On: 30. Juli 2018)

Das erweiterte Hauptbuch (SAP New General Ledger) ist eigentlich schon wieder ein alter Hut. Es ist seit SAP ERP 6.0 ( mySAP ERP 2005) verfügbar und wurde daher schon von vielen Kunden adaptiert. Bei SAP-Neuimplementierungen ist es voreingestellt und ein Zurückschwenken auf das klassische Hauptbuch wird Kunden auch nicht empfohlen.

Jedoch bekommt das Thema nun wieder vermehrte Aufmerksamkeit, da eine noch nicht erfolgte Umstellung auf das neue Hauptbuch allen Kunden in die Quere kommt, die auf SAP S/4HANA migrieren wollen. Dabei ist das New General Ledger nicht zu verwechseln mit den Universal Journal, welches erst mit Business Suite on HANA ermöglicht wird. Auch über dieses werden wir reden.

Die Ausgangssituation

Aufgrund neuer Verordnungen, darunter Basel II und die EU Verordnung Nr. 1606/2002) wird von Unternehmen gefordert, ihre Bilanzen nach internationalen Standards auszurichten. Die beiden wichtigsten Rahmenwerke in diesem Umfeld sind die International Accounting Standards (IAS) und die vom International Accounting Standards Board (IASB) entwickelten International Financial Reporting Standards (IFRS).

Während die IAS das ursprüngliche Rahmenwerk aus 2005 darstellt, sind die IFRS die neuere Ableitung davon, die bis dato vom IASB gepflegt wird. Zu den beiden Standards IAS und IFRS gehören die beiden Interpretationen dieser Standards, SIC und IFRIC. Diese werden vom IFRS Interpretations Committee aufgestellt und gepflegt.

Ein Unternehmen kann nach diesen Standards seine Jahresabschlüsse aufteilen. Was also das Handelsgesetzbuch bei uns auf nationaler Ebene regelt, wird durch diese Standards auf internationaler Ebene geregelt.

Neue Interpretationen des IFRS finden hierzulande jedoch erst Anwendung, nachdem diese von der Europäischen Kommission anerkannt wurden. Nur weil sich das IASB also ein paar neue Ideen ausdenkt, müssen diese nicht gleich umgesetzt werden. Es lohnt sich jedoch, diesbezüglich am Ball zu bleiben.

Wann ist ein IFRS- oder HGB-Abschluss notwendig?

In allen Mitgliedsstaaten der Europäischen Union müssen sämtliche kapitalmarktorientierte Unternehmensformen ihren Konzernabschluss nach den Regeln der IAS bzw. IFRS aufstellen.  Diese Pflicht ist seit Dezember 2004 bei uns in Deutschland durch das Bilanzrechtsreformgesetz (BilReg) in nationales Recht niedergeschrieben. Dies beinhaltet also börsennotierte Aktiengesellschaften. Betroffen sind Abschlüsse für alle Geschäftsjahre, die nach dem 01. Januar 2005 beginnen.

Rechtliche Einheiten, die nicht am Kapitalmarkt notiert sind, haben gemäß §315e Abs. 1 HGB ein Wahlrecht. Sie können also optional Ihren Abschluss nach IFRS aufstellen. Der Paragraph regelt im Zusammenhang mit §313 HGB auch über die IFRS hinausgehende nationale Regelungen. Diese gelten beispielsweise im Hinblick auf den Lagebericht und zur Offenlegung von Konzernschlüssen.

Einzelabschlüsse müssen kapitelmarktorientierte Unternehmen nach nationalen HGB- und GoBD-Richtlinien erstellen, wenn dieser zur Ausschüttungsbemessung und/oder Besteuerung verwendet wird (also immer). Zusätzlich kann jedoch ein IFRS-Abschluss für die Pflichtveröffentlichung erstellt werden, um sich gegenüber Geschäftspartnern und Investoren mit einem international lesbaren Einzelabschluss zu präsentieren. Dadurch, dass beim IFRS Abschluss keine stillen Reserven gebildet werden müssen, hat dieser Einzelabschluss den Vorteil eines höheren Eigenkapitalausweises.

Das bedeutet in der Praxis, dass im Rahmen der Einzelabschlüsse viele Unternehmen aktuell zweigleisig fahren. Im SAP System sind zu diesem Zweck die jeweiligen Accounting Principles German Commercial Code (HGB) als auch International Accounting Standards (IASB) gepflegt.  Im SAP-Umfeld gibt es bereits im alten Hauptbuch die Möglichkeit, die parallele Rechnungslegung über die sogenannte Kontenlösung zu realisieren. Mit dem neuen Hauptbuch bekommen implementieren Sie die sogenannte Ledgerlösung. Um nach beiden Standards parallel Buch führen zu können, werden dann im SAP-System zwei Bücher erstellt. Die Multi-GAAP-Fähigkeit (parallele Rechnungslegung) stellt dann sicher, dass von einem zentralen Hauptbuch (welches beispielsweise nach HGB-Standard geführt wird) dann die jeweiligen Buchungen in den nicht-führenden Hauptbüchern nach IASB-Standard parallel gepflegt werden.

Neben der Möglichkeit, zusätzlich zum HGB-einzelabschluss einen IAS- bzw. IFRS-konformen Einzelabschluss zu erstellen, können Sie in dem Multi-GAAP Szenario auch andere nationale Rechnungslegungs-Standards in den nicht-führenden Hauptbüchern pflegen, darunter US-GAAP, der schweizerischen Fachempfehlung zur Rechnungslegung (FER bzw. Swiss-GAAP) und dem Russian Accounting Standard (RAS). Selbstverständlich können Sie nach Einführung der Ledgerlösung innerhalb eines Buchungskreises mit mehreren Geschäftsjahresvarianten arbeiten, um die verschiedenen Standards der unterschiedlichen Länder abbilden zu können (z. B. Januar-Dezember für Deutschland und Oktober-September für die USA).

Dabei entscheiden Sie nach Einführung der Ledgerlösung bei der Buchung eines Beleges, ob Sie ihn nur in ein Ledger oder in mehrere Ledger buchen wollen. Dazu können Sie auch Ledger-Gruppen bilden, um bestimmte Buchungen immer in eine bestimmte Gruppe von Ledgern zu übernehmen. Meistens sind die Buchungen gleich, sie können sich jedoch auch unterscheiden (beispielsweise unterscheidet sich die Höhe einer Abschreibung nach HGB-Standard von der Höhe einer Abschreibung im IFRS-Standard). Auch das bildet die Logik ab.

Dadurch ist das New General Ledger für Sie die richtige Lösung, wenn Sie unterhalb einer eigenständigen legalen Einheit bzw. einer juristischen Person mehrere vollständige Bilanzen nach verschiedenen Standards erstellen müssen bzw. wollen, man spricht hierbei von Segment-Bilanzen. Unter der Kontenlösung mussten Sie hierzu Ihren Kontenplan unnötig aufblähen, indem Sie die Konten der unterschiedlichen Rechnungslegungs-Standards in einem einzigen Kontenplan (Chart of Accounts) pflegten. Dieses Problem liesse sich somit lösen.

Für sie als Kapitalgesellschaft relevanter zentralen Ansprechpartner ist das IFRS Interpretations Committee. Dieses hat die Aufgabe, Fragen und Interpretationen von IFRS-Anwendern zu beantworten und zu beurteilen. Des Weiteren liefert dieses Komitee Verbesserungsvorschläge für die Optimierung des IFRS-Standards.

Das Umsatzkostenverfahren

Ein weiterer Treiber für die Einführung des neuen Hauptbuches ist das sogenannte Umsatzkostenverfahren. Sowohl nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) als auch nach den IFRS kann die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV, Profit/Loss Statement) nach dem Gesamtkosten- oder dem Umsatzkostenverfahren aufgestellt werden.

Obwohl beide Verfahren am Ende zu einem identischen Ergebnis führen, liegt der Unterschied hier im Detail. Das Gesamtkostenverfahren ist eine Rechnung für den Produktionserfolg. Zur Abgrenzung der Erträge und Aufwendungen werden also die produzierten Mengeneinheiten heranzogen. Die Aufwandsarten nach § 257 Abs. 2 HGB umfassen hier unter Anderem Materialaufwand und Personalaufwand. Aufwendungen werden hier also nach Aufwandsarten unterteilt.

Das Umsatzkostenverfahren ist eine Umsatzerfolgsrechnung. Hier werden die abgesetzten Mengeneinheiten herangezogen. Erträge und Aufwendungen werden also nicht schon bei der Produktion, sondern erst beim Absatz der Erzeugnisse ausgewiesen. Im Gegensatz zum Gesamtkostenverfahren führt also eine Erhöhung des Bestandes an fertigen und unfertigen Erzeugnissen hier nicht als Erträge und die damit angefallenen Aufwendungen nicht als solche erfasst.

Die Aufwendungen sind hier nach § 275 Abs. 3 HGB strukturiert.  Diese umfassen beispielsweise Herstellungskosten, Vertriebskosten und Verwaltungskosten. Hier sind also die Aufwendungen nicht nach Aufwandsarten (also z. B. Material und Personal) aufgegliedert, sondern nach Funktionsbereichen wie Herstellung, Verwaltung und Vertrieb. Dieses Modell entspricht also eher der Aufteilung von Kosten nach Kostenstellen.

Der Unterschied zwischen Gesamtkostenverfahren und Umsatzkotenverfahren ist also der formale Ausweis von Bestandserhöhungen und Bestandsminderungen sowie die Unterteiltung der Aufwendungen.

 

Das Umsatzkostenverfahren im SAP-Umfeld

Zwar kann auch schon im alten Hauptbuch das Umsatzkostenverfahren nach IFRS abgebildet werden, jedoch nur in Verbindung mit weiteren Komponenten (Profit Center Rechnung EC-PCA, Gemeinkostencontroling CO-OM und das Umsatzkosten-Ledger). Dadurch resultiert aus technischer Sicht eine redundante Datenhaltung, da die Belege sowohl im Hauptbuch als auch im interagierenden Modul persistiert werden.

Da im neuen Hauptbuch das externe und interne Rechnungswesen besser verknüpft wird, werden Redundanzen vermieden. Dies spart nicht nur Datenvolumen, sondern auch Abstimmungsaufwand am Ende einer Buchungsperiode.

So wurde beispielsweise das Profit Center, welches im klassischen Prozess noch als Nebenbuch geführt wird, in das neue Hauptbuch integriert. Die Tabelle FAGLEXT wurde also um ein Feld erweitert. Dadurch können ohne eine Synchronisation zwischen Haupt- und Nebenbuch in Echtzeit Forderungen und Verbindlichkeiten auf die einzelnen Kostenstellen aufgeteilt werden. Im neuen Hauptbuch teilen Sie bereits bei der Belegbuchung diese auf die entsprechenden Profit Center auf.

Nicht nur das, eine Unterteilung ist auch in sogenannte Segmente möglich. Demnach können Sie verschiedene Segmente erstellen (z. B. Shop-Umsätze und Mineralöl bei einer Tankstelle) und eine Aufteilung auf diese Segmente ermöglichen. Vorsicht: Die Zuordnung eines Segmentes zu einem Profit Center kann nur über harte Mittel (SE16N, Datenbank-Mittel) rückgängig gemacht werden, und das auch nur, wenn dieses noch nicht bebucht wurde.

Ein wichtiger Hinweis jedoch: Da sich die Daten nun im Hauptbuch befinden, unterliegen sie der Revisionspflicht. Das führt dazu, dass die im Nebenbuch geführten Daten nicht einfach gelöscht oder wiederholt gebucht werden können (SAP Note 891144).

Schnellerer Periodenabschluss (Fast Close)

Da Sie unter dem neuen Hauptbuch keinen Abgleich mehr zwischen den Kostenstellen aus dem internen Rechnungswesen und dem Hauptbuch aus dem externen Rechnungswesen mehr durchführen müssen, entfallen die ansonsten fälligen Umbuchungen zum Periodenende. Umbuchungen im Controlling hatten früher erst zum Periodenende Auswirkungen auf das Umsatzkostenverfahren.

Wenn Sie beispielsweise einen Wareneingang verbuchen, entsteht im klassischen Hauptbuch ein Beleg sowohl im FI- als auch im CO-Modul. Diese Daten sind zwar über Schlüssel miteinander verknüpft, werden jedoch in jedem Modul als eigenständiger Beleg gehandelt und somit redundant aufbewahrt.  Werden die Kosten des CO-Beleges nun auf die jeweiligen Profit Center verteilt, erfolgt diese Umverteilung nicht im Hauptbuch. Die Informationen aus der Kostenstellenrechnung müssen zum Periodenende mit dem Hauptbuch abgestimmt werden.

Im Neuen Hauptbuch sind zwar immer noch zwei Belege vorhanden, jedoch kann hier ein Echtzeit-Abgleich konfiguriert werden. Diese Echtzeit-Synchronisation zwischen den beiden Modulbelegen führt dazu, dass der Periodenabschluss bei Ihnen de fakto schneller von statten geht.

Dadurch entfallen auch Ausgleichsbuchungen bei Skontoabzug. Im klassischen Hauptbuch wurde Skonto zunächst lediglich im Hauptbuch gebucht, jedoch nicht im CO-Beleg. Hierzu musst am Ende eines Monats eine manuelle Ausgleichsbuchung erfolgen. Diese führte dann zu einer Nachbelastung der GuV. Im Neuen Hauptbuch ist dies nicht mehr so. Hier erfolgt die Aufteilung der Nachlaufkosten in Echtzeit.

Die verschiedenen Szenarien der Ledgermigration

Wenn Sie auf das neue Hauptbuch migrieren, können Sie diese Migration schrittweise oder ganzheitlich durchführen. Informationen zu den einzelnen Szenarien erhalten Sie im SAP Help Portal. Nur wenn Sie eine Szenario 5 Migration durchführen, können Sie alle Funktionalitäten des neuen Hauptbuches nutzen.

Dadurch, dass die Umstellung auf das neue Hauptbuch schrittweise erfolgen kann, sind Sie jedoch wesentlich flexibler. Denn ansonsten wären Sie häufig dazu gezwungen, die Umstellung zum Jahreswechsel durchzuführen. Dabei erfolgt der Jahresabschluss des vergangenen Jahres noch unter dem klassischen Hauptbuch.

Typischerweise transportieren Sie hierbei zum Jahreswechsel das Customizing für das SAP New GL ohne tatsächliche Aktivierung. Im ersten Quartal validieren Sie dann die Altbelege auf SAP New GL Tauglichkeit. Zum 01.03., nachdem der Jahresabschluss des vergangenen Jahres in trockenen Tüchern ist, aktivieren Sie die volle Funktionalität der New GL-Funktionalität, bevor die erste Sonderperiode endet.

Dabei migrieren Sie sämtliche offenen Posten und Salden aus dem vergangen Geschäftsjahr sowie die Einzelposten vom 01.01. – 28.02. des aktuellen Jahres in das neue Hauptbuch. Weiter unten schildere ich Ihnen ein alternatives Szenario.

Neben dieser in-place Migration gibt es die Möglichkeit, alternativ eine Belegmigration auf ein neues Greenfield-System durchzuführen. Sollten Sie beispielsweise darüber nachdenken, anstatt einer SAP S/4HANA System Conversiaon einen S/4HANA Greenfield Ansatz zu wählen, können die Belege aus dem ERP-Altsystem über klassische ALE-Szenarien als IDOC übertragen werden.

Die Belege wandern einfach per IDOC aus dem Altsystem in das Neusystem. Die so übertragenen Belege durchlaufen je nach Bedarf die Validierungs-, Belegaufteilungs- und Belegableitungsprozesse des New General Ledgers auf dem Greenfrield System.

Konvertiert werden die Belege hierbei dann entweder mit Hilfe von SAP PI  als Middleware (EAI-Konverter) oder innerhalb des Zielsystems mit Hilfe von ALE-Regelbausteinen oder des SAP Business Rule Framework. Dadurch führen Sie dann die jeweils notwendigen Anreicherungen um Belegsplittkriterien sowie Kontenplan- und Buchungskreis-Mappings und Umsetzungen bei Lieferanten- und Kundennummern durch.

Wichtig: Bei der Umstellung auf das neue Hauptbuch müssen Sei auch darauf achten, dass Ihre kundeneigenen Entwicklungen nunmehr die neue Datenhaltung berücksichtigen und nicht mehr die Tabellen des klassischen Hauptbuches verwenden.

Nach dem Einsatz des neuen Hauptbuches darf die Offene Posten Verwaltung von Konten nicht mehr verändert werden (RFSEPA**). Ab ERP 6.0 SP 08 entfällt der Ledger-Vergleich über den Report RFBILA10. Diesen können Sie jedoch vor der Umstellung in ein Z-Programm kopieren.

Vorteil dieser Übertragung ist der parallele Betrieb des Altsystems und die gleichzeitige Übertragung der FI-Belege an das neue Hauptbuch. Zum Stichzeitpunkt kann dann im Rahmen einer im Verhältnis relativ kurzen Downtime der Schwenk auf das neue Hauptbuch geschehen.

Bei der Überführung der Altbelege in das Neusystem werden sowohl offene Posten, Salden und Anlagenbewegungen, als auch Bestellungen, Kundenaufträge, CO-Aufträge, Projekte und Fertigungsaufträge übertragen.

Unterschied zwischen New General Ledger und Universal Journal

Viele verwechseln das New General Ledger, welches bereits seit SAP ERP 6.0 EHP0 verfügbar ist, mit dem Universal Journal. Das Universal Journal ist erst ab Business Suite on HANA bzw. S/4HANA verfügbar.

Während im New General Ledger lediglich immer noch zwei Belege vorhanden sind (für jeweils FI und CO) und hier jeweils nur ein Echtzeit-Abgleich stattfindet, wandern im Universal Journal die Entitäten zusammen, beispielsweise in der Tabelle ACDOCA.

diese Zusammenlegung betrifft dabei nicht nur die CO-Belege, sondern beispielsweise auch Material Belege (Material Ledger). Die Vorteile liegen auf der Hand: Redundanzen im System werden noch weiter reduziert und

Relevanz für die Migration auf SAP S/4HANA

Wenn Sie eine System Conversion oder eine Landscape Transformation auf SAP S/4HANA anstreben, wird die Umstellung auf das neue Hauptbuch für Sie zum heißen Thema, da das New General Ledger eine Grundvoraussetzung für den S/4HANA Betrieb darstellt.

Grundsätzlich haben Sie hierbei zwei Möglichkeiten: Entweder sie stellen bereits vor der S/4HANA Migration auf das neue Hauptbuch um, oder Sie aktivieren das New General Ledger rückwirkend nach der Umstellung.

Es bietet sich rundsätzlich an, eine New GL Migration zusammen mit anderen Systemumstellungen vorzunehmen, beispielsweise mit Kontenplanumstellungen, Carve-Outs, Mergern oder eben einer SAP S/4HANA System Conversion. Wie bereits in meinem Post über die GoBD-Compliance im SAP-Umfeld geschildert, empfiehlt es sich, vor und nach der Umstellung einen DART-Extrakt zu erstellen, insbesondere wenn die Umstellung unterjährig geschieht.

Wichtig: Wenn Sie im Zuge der Einführung der Ledgerlösug Ihre Kontenpläne umstellen wollen, sollte diese Kontenplanumstellung VOR dem Einsatz des SAP New General Ledger erfolgen. Außerdem: Wenn Sie den Beleg-Splitt für Segment-Bilanzen einsetzen wollen, erhöht dies die Projektlaufzeit der SAP New GL Umstellung signifikant.

Bei der Migration werden alle Belege des laufenden Jahres und alle Salden des Hauptbuches auf das neue Hauptbuch umgestellt. Hierzu werden alle offenen posten und Belege des laufenden Geschäftsjahres in die neuen Saldentabellen geschrieben.

Andreas Loibl ist SAP-Berater, Ethical Hacker und Online Marketing Manager und schreibt auf seinem Blog DaFRK Blog über verschiedene Themen in den Sektoren Projektmanagement, Informationstechnik, Persönlichkeitsentwicklung, Finanzen und Zeitmanagement.

DaFRK

Andreas Loibl ist SAP-Berater, Ethical Hacker und Online Marketing Manager und schreibt auf seinem Blog DaFRK Blog über verschiedene Themen in den Sektoren Projektmanagement, Informationstechnik, Persönlichkeitsentwicklung, Finanzen und Zeitmanagement.

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