Business Meeting Lösungen im Vergleich

(Last Updated On: 10. Februar 2016)

Wenn Sie ein Unternehmen führen, haben Sie vielleicht Interesse daran, verschiedene Lösungen miteinander zu vergleichen, um:

  • betriebsinterne Meetings und/oder
  • Meetings mit Kunden

bereitzustellen. Im folgenden Posting werde ich die gängigsten Lösungen einmal kurz vorstellen.

Skype for Business: hohe Verbreitung und einfache Nutzung

Skype for Business (ehemals Lync 2013) ist Bestandteil der Microsoft Office Installation und daher sehr weit verbreitet. Nicht nur haben so gut wie alle Unternehmen, die Microsoft Office einsetzen, sondern auch alle Privatanwender, die Microsoft Office installiert haben – Skype for Business bzw. den Vorgänger Lync automatisch installiert. Skype for Business ist abwärtskompatibel mit Microsoft Office Lync, das heißt auch Besitzer von Lync 2013 können sich mit Skype for Business-Benutzern unterhalten und umgekehrt. Ein Upgrade von Lync 2013 auf Skype for Business ist ohne weiteres möglich und wird teilweise automatisch über Windows Update durchgeführt.

Dadurch, dass auch Privatanwender mit ihrer privaten Office Installation SKype for Business erhalten, eignet sich die Software auch perfekt für Home-Office, da man hier mit seiner privaten Office-Lizenz arbeiten kann. Jedoch braucht man dann trotzdem noch einen Account, den man jedoch meist kostenfrei von seinem Arbeitgeber erhält.

Ein weiterer Vorteil: Den Service stellt Microsoft selbst als Bestandteil seiner Office 365-Dienstleistung bereit. Kein Verwaltungs- und Hosting-Aufwand auf Seiten des Nutzers. Und: betriebsübergreifendes Messaging ist möglich. Man kann sich also mit Partnern und Kunden, die ebenfalls einen Office 365-Account haben, unterhalten. Man braucht also lediglich einen Office 365-Account, den man vom Arbeitgeber erhält, und kann dann mit Kollegen, Partnern und Kunden gleichzeitig Meeting abhalten. Mit einer privaten Office-Lizenz erhält man dann wie bereits besprochen die Skype for Business Client Software auf den Rechner und kann sich dann auch im Home-Office mit seinem Firmenaccount einloggen.

Skype for business lizenziert man also über seinen Office 365 Account. Die Skype for Business Software hingegen erhält man auch dann, wenn man eine private Office-Installation kauft und installiert. Damit kann man Skype for Business aber noch lange nicht nutzen, da man einen entsprechenden bezahlten Account braucht.

Für die Software gibt es ebenfalls Apps für das Smartphone. Egal ob Android, iOs oder Windows Phone – für jeden ist was geboten. Im Funktionsumfang ist Screen Sharing, Webcam-Chat, Outlook-Terminkalender- und Outlook-Besprechungsterminintegration sowie Übergabe der computersteuerung an einen Gesprächspartner enthalten.

Skype for Business kostet im Standardplan 2$ pro User und Monat. Mit dem erweiterten Plan zahlt man $5,50 pro User und Monat, dafür werden Videokonferenzen in HD übertragen und die Kunden können einem Meeting über Webbrowser beitreten. Erst mit diesem Plan ist es auch möglich,  diesen Teilnehmern die Kontrolle über den eigenen Bildschirm zu geben.

Hipchat – eigenes Hosting und geringe Verbreitung, dafür geringe Kosten

Hipchat ist Bestandteil des Atlassian Produktportfolios. Viele werden Atlassian wahrscheinlich über die Intranet-Plattform und damit Microsoft Sharepoint-Konkurenzprodukt „Atlassian Confluence“ kennen. Als Zusatzprodukt zu diesem vom Unternehmen selbst gehosteten Intranetportals hat man die Option, zusätzlich Atlassian Hipchat zu erwerben. Dieser ermöglicht leider kein betriebsübergreifendes Messaging, da das Benutzerkonto auf den unternehmenseigenen Server beschränkt ist. Dafür eignet sich das tool mit seinen geringen Anschaffungskosten als perfekte Lösung zur unternehmensinternen Kommunikation. Zusätzlicher Vorteil: es wird kein externes Tool benutzt, sondern ein eigener Server. Man kann also relativ sicher sein, dass das was im Hipchat passiert, auch im Hipchat des eigenen Unternehmens bleibt.

Die Vor- und nachteile von Hipchat liegen auf der Hand. Vorteile:

  • eigenes Hosting: die Gesprächsdaten bleiben garantiert da, wo ich sie haben will
  • geringe Lizenzkosten

nachteile:

  • geringe Verbreitung. Ein Kunde muss erst den Hipchat-Client installieren und braucht einen Account auf dem eigenen Hipchat-Server.

 

GoTo Meeting

GoTo Meeting nutzen besonders häufig Finanz- und Versicherungsberater. Denn mit dieser Software kann ein Berater für kunden Meetings ausrichten. Der berater erhält dann einen Link, den er dem Kunden schicken kann. Der Browser fordert den Kunden dann auf, die GoTo Meeting Client Software zu installieren, und der Kunde kann dann dem Meeting beitreten. Hierbei sind auch die wichtigsten Standardoptionen wie Textchat, Dateiaustausch, Webcam-Videkonferenzen, Bildschirmpräsentation usw. möglich

Das Lizenzierungsmodell von GoTo Meeting ist dabei durchaus lukrativ. Über eine feste monatliche Gebühr ist es mögoich, beliebig viele Meetings abzuhalten. Beschränkt ist lediglcih die Anzahl der teilnehmer an einem Meeting.

Screenshot vom GoTo Meeting Liznezmodell Stand Oktober 2015

Screenshot vom GoTo Meeting Liznezmodell Stand Oktober 2015

Der Berater erstellt also einmal einen GoToMeeting Account und installiert dann auch die GoTo Meeting Software. in der Taskleiste kann er dann verschiedene Arten von Meetings kreieren. Meetings, Trainings oder Webinare.

Bei einem Meeting schickt man den Kunden, die dem Meeting beitreten können soll, eine meeting-ID.

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Bei einem Webinar müssen sich hingegen die Kunden anmelden, um dem Meeting bei treten zu können. Dabei können sie bezahlmöglichkeiten einrichten, mit denen der Zutritt zum Webinar hinter einer Paywall eingerichtet wird. Der Attendee, also der Kunde, wird dann nach seiner registrierung zu einer Payment Page wie Paypal weitergeleitet. dazu müssen Sie die Registrierung auf Manual/UponApproval stellen udn dann die Kunden auf eine Paypal-Bezahlseite weiterleiten, so dass sie nur solche Attendees für das Webinar freischalten, die auch bezahlt haben.

Bei einem Traning kann man z. B. Umfragen starten oder beispielsweise Funktionen wie „Raise Hand“ einfügen, so dass Trainees sich „melden“ können, wenn sie fragen haben. Desweiteren gibt es bei Trainings eine integrierte Aufnahmemöglichkeit, mit deren Hilfe Trainings aufgezeichnet und anderen Trainees offline zur Verfügugn gestellt werden.

TeamViewer Meeting

TeamViewer ist hauptsächlich für die gleichnamige Fernwartungssoftware bekannt. Doch kann man mit der TeamViewer-Software nicht nur entfernte Computer administrieren, sondern auch mit anderen TeamViewer-Nutzern, die sich einen Account angelegt haben, interagieren. Neben Text-, Audio- und Video-Chat ist hierbei auch eine Bildschirmpräsentation vom eigenen lokalen Computer möglich. Für den Privatgebrauch ist TeamViewer kostenlos. Für den kommerziellen Nutzen ist einmalig eine Lizenz erforderlich (letzte Recherche: ca. 500 €), die ohne Zeitbeschränkung bis zu 10 mal aktiviert werden kann (auf unterschiedlichen Rechnern). Leider ist TeamViewer nicht großartig verbreitet und es kommt Kunden eventuell verdächtig vor (Stichwort Scam-Attacke), wenn sie dazu aufgefordert werden, für ein Meeting TeamViewer zu installieren.

ZoHo Meeting

ZoHo Meeting ist sehr ähnlich zu TeamViewer, da auch hier das Tool einerseits als Fernwartungs-tool, aber auch für Meetings mit Screen Sharing genutzt werden kann. Dabei werden hier wieder IDs und Links erzeugt, die dem Kunden einfach zugeschickt werden. Der Kunde installiert wieder die ZoHo-Client-Software und kann dann beitreten.

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In der bgasic variante können pro Meeting immer nur ein Host und ein Teilnehmer zugegen sein. Diese Varainte ist kostenlos. Wenn Sie mehrere Kunden gleichzeitig im Meeting haben wollen, kostet das.

Screenshot aus dem Zoho Meeting Pricing

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Cisco WebEx

WebEx funktioniert so ähnlich wie GoTo Meeting. Hier erstellt man wieder ein Meeting, in welchem sich dann der Kunde anmelden kann. Hierzu schickt man dem Kunden einen Link. Er klickt auf Beitreten, installiert das notwendige Client-Tool und gibt die Sitzungs-ID ein, die man ihm vorher mitteilen muss. Die Verbreitung von WebEx ist sehr hoch, das heißt es gibt sehr wahrscheinlich Kunden, die schonmal mit WebEx gearbeitet haben.

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Join.me

Join.me ist meiner Erinnerung nach damals umd as Jahr 2011 rum zu Beliebtheit unter Privatanwendern geworden. Denn das Tool ist kostenlos und ermöglicht es, Screen-Sharing Konferenzen abzuhalten. Das Tool wird von LogMeIn vertrieben, welche auch beispielsweise für das beliebte VPN-Tool Hamachi bekannt ist. obwohl das tool kostenlos ist, ist die Anzahl an Personen, die im Meeting sprechen können, beschränkt. Sollen also mehrere Teilnehmer sich im Meeting verständigen können, ist auch hier wieder ein Bezahlsystem vorgeschalten.

Auch hier lädt der Hoster einer Konferenz eine Software runter, erstellt ein Meeting und bekommt dann einen Link. Diesen Link schickt man wieder seinem Kunden, dieser besucht ihn, installiert vielleicht noch ein Browser-Plugin und sieht das Meeting dann über sein Browserfenster.

Screenshot vom join.me Pricing

Screenshot vom join.me Pricing

Screenshot vom join.me Pricing

Screenshot vom join.me Pricing

Aircall

Bei Aircall geht es weniger um das Halten von Meetings mit Screen Sharing, sondern um das Bereitstellen von Telefonnummern in verschiedenen Ländern, unter die man vom Kunden angerufen werden kann. Man bekommt Telefonnummern aus 30 Nationen. Dabei kann man wiedeurm den Staat / das Bundesland bzw. die Stadt auswählen, aus dessen Vorwahlbereich die Nummer kommen soll. Eine nummer kann von einem oder mehreren Usern, die im Unternehmensacocunt angegeben sein müssen, genutzt werden. Wird die nummer von einem Kunden angerufen, können alle dort definierten User den Anruf entgegennehmen. Die user installieren dazu auf ihrem smartphone iene App, welche die Anrufe der Kunden an das Smartphone des Aircall-Users weiterleitet. Den Service gibt es natürlich nicht kostenlos, aber zu günstigen Preisen

Screenshot aus dem Aircall-Pricing

Eine Alternative, die ich mir allerdings nicht näher angeschaut habe, scheint phone.com zu sein. Diese klang jedoch aus meiner Sicht nicht interessant, da es nicht mal ansprechende Suchergebnisse für den Dienst gibt.

Skype und Skype Number

Auch mit dem Standard-Skype ist es bereits möglich, Meetings zu hosten. Auch hier ist es möglich, eine Monitorpräsentation zu halten. Jeodch ist das normale Skype – im Gegensatz zu Skype for Business – auf Meetings mit maxiaml 25 Teilnehmern beschränkt. Skype for business kann das Zehnfache aufnehmen. Desweiteren ist es im normalen Skype nicht möglich, Berechtigungen zu für die eigenen nutzer zu setzen – und: die nutzer müssen natürlich alle einen extra Skype-Account erstellen und verwalten, was ansonsten zentral über die IT-:Abteilung des Unternehmens geschehen könnte.

Wie auch immer: Skype ist zwar im Privatbereich sehr weit verbreitet – jedoch dürfte es bei Ihren Kunden auf Unmut stoßen, wenn Sie den Kunden erst dazu auffordern, sich Skype zhu installieren und sich einen Account zu machen, bevor er mit Ihnen in ein Meeting gehen kann. Von daher ist Skype wenn überhaupt nur ein günstiger Ersatz für kleine Unternehmen, um sich untereinander zu unterhalten, jedoch keine Alterantive für das Halten von Meeting und Verkaufsgesprächen mit Kunden.

Skype ist jedoch auch für größere Unternehmen interessant, da der Dienst dazu in der Lage ist, das Angebot von Aircall und Phone.com zu ersetzen, also eine Telefonnummer zu buchen, die der Kunde anrufen kann. Wählt der Kunde diese nummer, können Sie den Anruf über Skype (entweder als Desktop-Software auf bswp. einem Windows-PC oder Macbook oder als Smartphone-App) annehmen. Ist man während des Anrufes nciht in Skype online, wird man per VoiceMail oder E-Mail von Skype über den Anruf in Abwesenheit benachrichtigt.

Damit dies möglich ist, muss man sich eien Telefonnummer buchen, die der Kunde wählen kann, um den Anruf entsprechend per Skype entgegenzunehmen. Eine nummer aus den USa kostet beispielsweise 60 $USD für eine Laufzeit von einem Jahr oder 18 $USD für 3 Monate. Die nummer ist dabei auf ihren einen Skype-Account beschränkt, sie können die Anrufe über diesen Skype-Accounjt jedoch von mehreren geräten entgegennehmen.

8×8

Das gute bei 8×8 ist, dass es komplett mit Browser-Technologie funktioniert. Das heißt, sowohl der Hoster eines Mettings als auch der Kunde treten dem Meeting komplett über dem Webbrowser bei. Die Kunden werden auch hier wie bei der Konkurrenz einfach per E-Mail eingeladen.

Leider konnte cih zum Produkt keinerlei Informationne über das Pricing herauslesen.

 

Anymeeting

Anymeeting ist ein Meeting-Service, an dessen Sinnhaftigkeit ich persönlich noch ein wenig zweifle. Zwar  ist es mit dem Tool möglich, 100 bis 1000 Kunden mit wesentlich weniger fiannziellem Aufwand zu hosten als beispieslweise bei Skype for Business (siehe Pricing CharT)

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Jedoch ist hier die Konkurrenz wie GoTo Meeting oder Cisco WebEx meiner Meinung nach beser aufgestellt.  Der Vollständigkeit halber wollte ich den Anbieter jedoch einmal erwähnt haben.

Webinars on Air

die plattform bietet sich insbesondere für online-Coaches an, die kostenpflichtige Webinare halten wollen. Webinars on Air nutzt hierbie den Google Hangout-Dienst. Dabei konkurriert das Portal mit dem Produkt GoTo Meeting, welches wir weiter oben kenenngelernt haben, da auch mit diesem spezielle Webinare gehostet werden können. Bei beiden Tools kann man Webinare mit Registrierungspflicht hosten, die entweder kostenlos oder hinter einer Paywall stecken. Der Vorteil bei Webinars on air ist, dass hier die Registrierung im Gegensatz zu GoTo Meeting nicht manuell nach der zahlung friegeschaltet werden muss, sondern die Bezahlung für das Webinar per Paypal ist bereits integriert.

Screenshot vom Webinars on Air Pricing

Screenshot vom Webinars on Air Pricing

 

Andreas Loibl ist SAP-Berater, Ethical Hacker und Online Marketing Manager und schreibt auf seinem Blog DaFRK Blog über verschiedene Themen in den Sektoren Projektmanagement, Informationstechnik, Persönlichkeitsentwicklung, Finanzen und Zeitmanagement.

DaFRK

Andreas Loibl ist SAP-Berater, Ethical Hacker und Online Marketing Manager und schreibt auf seinem Blog DaFRK Blog über verschiedene Themen in den Sektoren Projektmanagement, Informationstechnik, Persönlichkeitsentwicklung, Finanzen und Zeitmanagement.

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