Dynamische Office Word Workflow mit Schnellbausteinen und Formatvorlagen

(Last Updated On: 2. März 2016)

Durch meinen beruflichen Alltag treffe ich oft auf die Notwendigkeit, möglichst professionell ausehende interne Dokumentationen sowie externe Dokumente für Kunden erstellen zu müssen. Während ich interne Dokumente meist in Atlassian Confluence erstelle, erfordert die Notwendigkeit, ein kundengerechtes format bereitzustellen, häufig die Erstellung eines Office Word Dokumentes.

Zusätzlich verwende ich hier in meinem privaten Blog noch WordPress und kommuniziere mit Kunden noch über E-Mail Clients wie Office Outlook und Mozilla Thunderbird.

Alle diese Tools haben die Gemeinsamkeit, dass man sehr häufig wiederkehrende Designelemente einsetzen muss, wie beispielsweise eine bestimmte Größenformatierung und Ausrichtung für einzufügende Bilder, Textformatierung für Quellcode und Zeilen in einer Konfigurationsdatei, Tabellenköpfe, Kopfzeilen für Dokumentenseiten, Ränder in den Corporate Identity Farben usw.

Das ganze wird zur Qual, wenn man diese Formatierungen jedes mal auf’s neue machen muss? Die Farben des Unternehmens sind orange? Spätestens bei der 15. Tabelle, in welcher man die Zeilenhintergründe einer Tabelle in verschiedenen Orangetönen formatiert, hat man die Nase voll.

In diesem ersten Post aus dieser Reihe befassen wir uns damit, wie wir Schnellbausteine und Formatvorlagen unter Microsoft Office Word verwenden, um diese häufig verwendeten Designelemente komfortabler in unser Dokument implementieren zu können.

In kommenden Posts werden dann andere Tools wie beispielsweise WordPress, Atlassian Confluene oder Office Outlook beleuchtet.

Erster Schritt Dokumentvorlagen

Der erste Schritt zu mehr Ordnung sind Dokumentvorlagen. Das ganze ist natürlich kein Hexenwerk, jeder hat wahrscheinlich  so eine Dokumentvorlage mal im Business Alltag erstellt, um sich wiederkehrende Aufgaben zu vereinfachen.

In meinem Beispiel habe ich beispielsweise eine Dokumentvorlage für eine Projektdokumentation erstellt. Diese enthält zunächst die wichtigsten Konfigurationen, die sich nie ändern, nämlich eine Kopfzeile mit Firmenlogo, ein Deckblatt mit Titel, Datum und Namen der Dokumentation, sowie ein Inhaltsverzeichnis und erste Überschriften. Das Dokument wird als Word-Vorlage im .dotx-Format gespeichert. Diese Datei könnte man schon öffnen und dann mit der Vorlage ein neues Dokument beginnen.

Jedoch ist es noch schöner, wenn man über das Word-Menü sagen kann Datei / Neu / meine Vorlagen / und dann sozusagen direkt aus dem Word-Menü ein neues Dokument auf Basis eines Templates erstellen kann. Damit das funktioniert, müssen die Word-Vorlagen in dem Ordner gepseichert werden, der unter Datei / optionen / Speichern / vezreichnis für eigene Vorlagen definiert ist. Standarmdäßig ist dies der Ordner C:\Users\andreas.loibl\AppData\Roaming\Microsoft\Templates. WEnn ihr in einem Unternehmen mit Dokumenten Management Service arbeitet, steht hier stattdessen Speicherort für Serverentwürfe. Wenn ihr eure Vorlagen in den hier definierten Ordner speichert, tauchen die Vorlagen dann auch im entsprechenden Menü auf.

eigene Schnellbausteine

als Nächstes wollen wir in unsre Vorlage Designelemente wie beispielsweise Tabellen, Überschriften usw. einfügen, die wir künftig häufer verwenden wollen. Dazu erstelle ich beispielsweise in der vorlage mal eine Tabelle.

2016-03-01_19h07_55

Diese Tabelle mit orange hinterlegten Überschriften und orangenem Rahmen möchte ich fortan in allen Dokumenten, die diese Vorlage verwenden, standardmäßig einfügen. dazu markiere ich zunächst die ganze Tabelle  und gehe dann über das Menü auf Einfügen / Tabelle / Schnelltabellen / Auswahl in SChnelltabellenkatalog speichern

2016-03-01_19h11_09

Im nächsten Fenster wählt ihr aus, in welcher Vorlage ihr die Schnelltabelle speichern wollt. Ich persönlich empfehle ich euch, dass ihr hierfür eine andere Vorlage nehmt als die Vorlagen für verschiedene Dokumente. Denn schließlich wollt ihr ja ein Designelement beispielsweise nicht nur in euren Projektdokumentationen, sondern auch in euren Geschäftsbriefen verwenden. Hier seht ihr auch, dass ihr neben Tabellen auch andere Bausteine für andere Objekte definieren könnt.

2016-03-01_19h13_48

Ich habe hier also eine Trennung drin. In meiner vorlage Projektdokumentation.dotx gibt es eine Voralge für eine Projektdokumentation, wo schonmal die Kopfzeile, das Deckblatt und das inhaltsverzeichnis drin ist. Aber meine Designelemente habe ich in der vorlage Building Blocks.dotx, wo dann meine Tabellen, Bilder, Boxen usw. drin sind. Die Datei Building Blocks.dotx ist dabei sogar noch textlich strukturiert, das heißt ich habe in dieser Designvorlage selbst eine Übersicht aller meiner Designelemente, ein sehr einfaches Beispiel für diese Unterteilung:

2016-03-01_19h24_09

so kann ich diese Vorlage aufmachen und mir nebenbei passende Designelemente raussuchen, die grade passen würden.

Damit ich jetzt meine Standardtabellen in der Vorlage Projektdokumentation.dotx nutzen kann, habe ich zwie Möglichkeiten

  • ich gebe die bausteine an die Vorlage projektdokumentaion.dotx weiter
  • oder ich lade die bausteine aus der Vorlage Building Blocks.dotx einfach

Zunächst zeige ich Ihnen das Weitergeben.

Dazu muss ich diese Elemente von der Vorlage Building Blocks.dotx an die Vorlage projektdokumentation.dotx weitergeben. Dazu gehe ich in der Building Blocks.dotx auf Einfügen / Text / Schnellbausteine / organizer für Schnellbausteine, wähle die weiterzugebenden Schnellbausteine und gehe unten auf Eigenschaften bearbeiten…. Im Dialog Baustein bearbeiten wähle ich unter Speichern in, meine Vorlage Projektdokumentation.dotx aus und bestätige die Frage Möchten Sie den Eintraf für den Baustein neu definieren mit Ja. Nun speichere ich die Datei Projektdokumentation.dotx ab, damit der BAustein dort permanent abgelegt ist. Wenn Sie beim Speichern gefragt werden, ob Sie auch die Änderungen aus der Vorlage Building Blocks.dotx speichern wollen, verneienen Sie mit Nicht speichern, da der baustein sonst aus dieser gelöscht wird.

Wie Sie merken, ist diese Lösung nicht gerade elegant. STattdessen kann ich einfach meine Vorlage Building Blocks.dotx laden. Dazu speichere ich die Vorlage unter dem Ordner, in dem alle Vorlagen gespeichert werden, kopieren. Standardmäßig ist das wie bereits oben beschrieben C:\Users\andreas.loibl\AppData\Roaming\Microsoft\Templates. Dann erstellen wir ein neues Dokument aus der Vorlage Projektdoumentation.dotx und gehen dann über das Menü auf Datei / Optionen / Add-Ins / Vorlagen / gehe zu… und dort bei Dokumentvorlagen und Add-Ins auf Hinzufügen. wir wählen die Building Blocks.dotx aus und fügen diese hinzu. Von nun an können wir alle schnellbausteine aus der Building Blocks.dotx auch i der Projektdokumentation.dotx einfügen über Einfügen / Schnellbausteine.

Als nächstes möchte ich mir Bausteine für Bilder mit Untertitel machen, und zwar einmal mit Ausrichtung links, rechts und unten. Dazu erstelle ich mir zwei TExtfelder, eines für das Bild und eines für den Untertitel und gruppiere sie. Dann stelle ich noch in den Layoutoptionen ein, dass der Fließtext rechts an den Textfeldern vorbei fließen soll.

2016-03-01_19h52_41

Nun speichere ich die gruppierten TExtfelder als Baustein. Ich markiere das gruppierte Objekt udn gehe dann über das Menü Einfügen / Text / SChnellbaustein / Auswahl im Schnellbaustein Katalog speichern. Somit habe ich das Objekt in meiner Building Blocks.dotx und kann das Designelement in den anderen Dokumentvorlagen ebenfalls verwenden. Wenn ich jetzt in das obere Textfeld ein Bild einfüge, wird es automatisch so skaliert, dass es in die Textbox rein passt. In das zweite Textfeld gebe ich dann den Untertitel ein.

Auf die gleiche Art und Weise können Sie jetzt noch weitere Sachen, die Sie häufig benötigen, einfügen – etwa Grafiken.

Jetzt zu guter letzt noch eine einfache Möglichkeit, wie Sie Ihre Schnellbausteine sehr leicht einfügen können. Sie haben ja beim Erstellen der Schnellbausteine Namen für diese vergeben, beispielsweise Standardtabelle orange. Wenn ich nun diese STandardtabelle wo einfügen möchte, gebe ich einfach an der gewünschten Stelle Standardtabelle orange als Text ein und drücke die Taste F3. Nun wird der Text durch die Tabelle ersetzt.

eigene Fortmatvorlagen

jetzt da wir wissen, wie wir wiederkehrende Objekte als Schnellbausteine speichern, erstellen wir noch eigene Formatvorlagen, mit deren Hilfe wir Text mit einer bestimmten Schriftart, Farbe und Textformatierung mit einem einfachen MAusklcik ausstatten können. Ich persönlich halte es so, dass ich Formatvorlagen wieder zunächst in meiner Building Blocks.dotx pflege. Dort gehe ich auf den markierten Pfeil und Formatvorlagen

2016-03-01_20h10_42

dort wähle ich dann Neue Formatvorlage. Ich gebe der Formatvorlage einen Namen, beispielsweise Quellcode, wenn so in Zukunft Quellcode formatiert werden soll, und wähle den Zyp Absatz. Danach lege ich Schriftart und -größe fest sowie die Formatierungsioptionen.  Außerdem aktiviere ich den RAdio ButtonNeue auf dieser Vorlage basierende Dokumente. Wenn ich OK klicek, finde ich im Anschluss meine Vorlage unter Start – Formatvorlagen und kann diese auf Mausklick auf Text anwenden.

Wenn ich jetzt die Formatvorlage auf meine projektdokumentation.dotx weitergeben möchte, gehe ich wieder auf Datei / add-Ins / Vorlagen – Gehe zu… / Haken bie Building Blocks.dotx / Button Organisieren…

in diesem FEnster gehe ich jetzt rechts auf den Button Datei öffnen… und wähle meine Biulding Blocks.dotx aus

2016-03-02_16h28_42

Nun erscheinen rechts die ganzen Formatvorlagen aus meiner Building Blocks.dotx, die ich über dne Button <- Kopieren in mein linkes Dokument übertragen kann. Ab sofort kann ich die kopierten Formatvorlagen auch in diesem Dokument verwenden.

 

Andreas Loibl ist SAP-Berater, Ethical Hacker und Online Marketing Manager und schreibt auf seinem Blog DaFRK Blog über verschiedene Themen in den Sektoren Projektmanagement, Informationstechnik, Persönlichkeitsentwicklung, Finanzen und Zeitmanagement.

DaFRK

Andreas Loibl ist SAP-Berater, Ethical Hacker und Online Marketing Manager und schreibt auf seinem Blog DaFRK Blog über verschiedene Themen in den Sektoren Projektmanagement, Informationstechnik, Persönlichkeitsentwicklung, Finanzen und Zeitmanagement.

Das könnte Dich auch interessieren …

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht.

Diese Website verwendet Akismet, um Spam zu reduzieren. Erfahre mehr darüber, wie deine Kommentardaten verarbeitet werden.